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财务报销的基本规范

时间:2016-05-19 11:44         作者:科研财务网管理员        点击:
一、财务报销原始凭证的要求
在会计上,用于财务报销的单据称为原始凭证。原始凭证应具备以下特征:
1.原始凭证的合法性
用于财务报销的原始凭证必须是真实合法的发票或收据。
(1)发票:必须使用税务部门统一发票,发票题头印有“全国统一发票监制章”,并有开票单位加盖的发票专用章或财务专用章。发票分为地税发票和国税发票,可以从“全国统一发票监制章”上区别。
湖北省地方税务局于2011年1月1日全面停用湖北省地方税务旧版发票(2004版),只能使用地方税务新版发票(2010版),包括通用网络发票、通用税控发票、通用机打发票、通用定额发票和印有单位名称的发票五大类。——湖北省地方税务发票已彻底杜绝了手写发票。
湖北省国家税务局2011年1月1日起在全省范围内更换使用新版普通发票。湖北省国税新版发票包括通用机打发票、通用手工发票和通用定额发票三大类。票样见附件2。
(2)收据:使用财政部门统一印制的非税收入一般缴款书或行政事业单位收据,收据题头印有“财政票据监制章”,并且需要收款单位加盖的财务专用章或发票专用章。
2.原始凭证的真实性、完整性
(1)报销原始凭证格式完整,内容填写清楚。
(2)发票的“年月日、付款单位/付款方名称/客户名称、品名/项目、规格/单位、单价/收费标准、数量、金额大小写”等空格须全部被填满;发票票面大小写金额必须一致,票据金额不得涂改,其他涂改地方需加盖填票人私章。
(3)报销的发票收据必须盖有出票单位的财务专用章或发票专用章。仅盖有单位公章的票据无效,不能报销。
(4)“付款单位/付款方名称/客户名称”栏必须含有“华中师范大学”字样。
(5)在湖北省内,一式几联的发票和收据,如果发票联/报销联不是第一联,则它必须用复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写/套打,不得在非第一联上直接手写。报销时只能以“发票联/报销凭证”作为报销凭证。
(6)如果发票的“品名/项目”记载的是烟、酒、药品等名称,则不能报销,此发票被财务处认定为无效票据。
(7)如果发票的“品名/项目”记载“办公用品、文具、耗材、工具、日用品、宣传用品、体育用品、劳保用品、配件、书、复印费、打印费”等笼统的称谓,并且发票金额超过400元,则必须提供开票单位出具的加盖公章的商品服务项目明细表或购物清单作为报销附件;如果在发票的“品名/项目”栏写清楚了具体的办公用品、耗材、配件名称(如:水性笔、公牛插座、金士顿内存条),并且“规格、单位、数量、单价”栏均已写明,则可以直接报销,不需要另附明细清单。
3.原始凭证的时效性
发票的报销必须在经济事项发生后的合理期限内完成。原则上各单位及项目组应在经济事项发生后的六个月内报销相关票据,当年获得的发票尽量在当年报销。如遇特殊情况推迟报销时间,则最迟应在十二个月内完成报销。例如:发票上记载的开票日期为2011年3月1日,则此发票能够报销的最迟时间为2012年3月1日。
对于借款事项,原则上借款人应在借款单填写的还款日期之前使用发票报销冲账或者归还现金。如遇特殊情况推迟还款时间,借款人须提交书面说明,并财务处会计核算科科长审批后方可延迟至当年年末还款。
4.发票复印件、白条等一律不得作为报销凭证,特殊情况需由财务处处长或分管处长另行审批
(1)从外单位取得的原始票据如果丢失后仍需要报销,有两种途径:
一是应当取得原开票单位盖有财务章的书面证明,并在证明上注明原始发票的号码、金额和发票内容。“书面证明”和“报销人所写的情况说明”,两者经财务“一支笔”的审批人签字盖章后,交财务处处长或分管处长审批签字,方可用于财务报销;
二是取得加盖原开票单位红色财务专用章/发票专用章的发票“存根联”复印件,并且提供报销人所写的情况说明。两者经财务“一支笔”的审批人签字盖章后,交财务处处长或分管处长审批签字,方可用于财务报销。
(2)个人经营者出具的收条:如果发生的经济事项收款方为个人,且其无法开具合法的税务发票(例如:向私人租房、请个人搬运等等),这类情况的报销需提供合同/协议的复印件、个人收条、对方身份证复印件,并且由财务处处长或分管处长签字特批。
 
二、财务报销的报销的审批层级和权限
1.我校实行财务“一支笔”的审批制度和三级审批责任制。
各单位经费的财务“一支笔”的审批人为各单位主管财务的负责人,各科研项目的财务“一支笔”的审批人为课题/项目负责人。应在经费本封面内侧的“一支笔”审批经费印鉴卡上预留审批人的签名或盖章,并加盖单位公章。
我校实施三级审批责任制,规定各级审批人从低到高依次为:各经费本的财务“一支笔”审批人,财务处负责人,校级主管财务领导。各级审批人的权限详见“华师行字[2011]761号”。
三、财务一般报销流程
 

 
四、财务报销中应注意的一些问题
1.正式报销前应注意的事项
(1)办理支出报销业务,必须按规定填制借款单、经费报销单,注明单位名称和经费支出项目名称。①报销的原始凭证背面或粘贴单、以及经费报销单上必须有经办人的签字,②财务“一支笔”审批人的审批印鉴或签名,两者缺一不可(如果报销学生劳务费,还必须要单位处级领导签字)
(2)报销材料要齐全。发票、合同、招投标材料、会议通知、借款单、购物清单、审计报告等,凡涉及到的均应准备好。如办理大额购设备、购家俱、装修等涉及合同的支出报销业务时,必须携带盖章有效的合同作为凭证附件(大于等于10万元的,还需附“招标评标意见书”)。
(3)报销单上“报销人”和借款单上“借款人”的姓名,不能与“审批人”的姓名相同,否则违反了内部控制的规定,导致审批制度失效、容易发生财务舞弊行为。
(4)借款人必须是华师的在职人员,不能为学生。以便于借款时限控制和追责。
(5)报销单的合计数应填好阿拉伯数字和附件张数合计,中文大写待报销时在财务处柜台填写。
(6)报销人对于报销事项应做到心中有数:报销经办人应自行统计清楚,如涉及开转账支票的发票、涉及开电汇的发票、涉及报取现金的发票,分别有多少张,金额分别为多少元。
(7)涉及资产验收的还需要将发票带到实验与设备管理处或者是国资办进行验收盖章。
(8)涉及外币发票的报销,必须提供当日的汇率表(查询网址http://www.bankofchina.com/sourcedb/lswhpj),先将外币发票和汇率表交至财务处235办公室找刘良波老师核定汇兑折算后人民币的金额,再履行正常的财务报销流程。
(9)经费本的财务“一支笔”审批人作为报销人或者借款人时,支出事项必须由单位其他负责人审批签字。
 
2.进入报账大厅后需要注意的事项
(1)应在报账大厅叫号“账务报销”办理业务。如果原始发票较多且使用2个及以上的经费本,应至少取两个号。
(2)所有发票、借款单都应一次性递给报账审核的老师。待老师核算完发票总金额后,再填写中文大写数字的合计数。注意,合计数如果超过1万元,是不能报销取得现金的(只能通过打卡的转账支票,或者现金支票进行结算。)
(3)报销做账完成后,首先在“记账凭证”每一页的领款人空格签名。然后携钉好的记账凭证去7、8号窗口复核。注意不能将钉好的凭证拆散!不能将记账凭证带出报账大厅。
(4)复核完成后,如果是报取现金,应去11号窗口;如果是获得支票,应去“转账出纳”窗口;如果两者兼有,则先去11号窗口领取现金,再去转账出纳窗口开支票或电汇。
(5)转账出纳的老师开完支票后,会将支票交给8号窗口盖财务章。由8号窗口负责老师交给报销的经办人。此时负责老师会口头核对支票的金额,所以报销人员一定要回答正确。
3.报销完成后需要注意的事项
(1)如果是穿盘打卡,应按《财务处发放教职工和学生各类劳酬补贴打入个人银行卡的操作流程》前往银行办理。办理穿盘打卡的劳务费报销业务,必须按照《财务处发放教职工和学生各类劳酬补贴打入个人银行卡的操作流程》准备好相应的物品。(学生劳酬≤300、教职工劳酬≤500,可以报取现金,不需要穿盘打卡。)
(2)如果是报取现金,当场核对无误后,回本单位做内部登记处理。
(3)如果是现金支票,应去支票标题上印制的银行,在“对公业务柜”,办理取现。
(4)如果是给报销人打卡的转账支票,应携带自己的银行卡或存折,到支票银行办理打卡业务。
(5)如果是给商家的转账支票,则直接将支票交给商家进行结算(注意“转账出纳”柜面的纸质通知提示)。
4.须清楚报销结算方式的有关规定
按照国务院《现金管理暂行条例》、中国人民银行《现金管理暂行条例实施细则》[银发(1998)288号]、湖北省人民政府《湖北省现金管理暂行规定》的要求,同城结算千元以上金额必须采用转账方式结算,千元以下可以采用现金付款方式;异地购置货物可通过银行汇票(或电汇)方式支付;大宗物资采购、基建工程或维修项目,必须根据合同上所指定的银行账户信息予以转账。
凡是办理对公业务(收款方为企事业单位或其他拥有银行基本账户的单位、组织、个体经营户),其涉及的单张发票(或多张连号的发票)支出金额在2000元及以上的,必须采用转账支票/电汇方式结算,不得以现金支付,特殊情况需要支付现金的,需写明原因,经财务处负责人(现在由处长或分管处长分管)在发票背面注明“同意支付现金”字样。
提示:经办人应根据经济业务的支出金额确定能否先行垫支现金,单张发票或多张连号的发票合计金额超过2000元的对公业务,在付款前可先填写借款单,借得转账支票或者电汇支票,再将其付给商家。
五、财务报帐中几种需要财务处处长或分管处长签字的事项
1.借款或报销,单笔支出金额大于50000元的。
2.对公业务的单张发票金额或多张连号的发票合计金额超过2000元(含),并且不能以转账支票/电汇进行结算、不得不报取现金的报销票据的,须由财务处处长或分管处长分管审批注明“同意支付现金”。
3.不合规原始凭证及无效原始凭证,因特殊情况需要报销的。
4.借款用途为在商场、超市办理购物储值卡业务的。
5.经费本的财务“一支笔”审批人作为报销人或者借款人时,支出事项必须由单位其他负责人审批签字。